Nedavna kolumna o govornikih, ki na konferencah brez slabe vesti presežejo dogovorjen čas, je sprožila nepričakovano živahno in zanimivo debato. Najbolj zanimivo? Namesto da bi s prstom kazali na govorce, so se mnogi osredotočili na organizatorje: “Zakaj jih niso ustavili?”.
Priznam, ta del me je malo presenetil, ampak razumem to vprašanje in tudi kritiko. Tudi sama sem organizirala in vodila številne konference, simpozije, razprave in omizja. Obenem sem pogosto tudi moderatorka, ki mora na odru reševati vse mogoče – od tehničnih težav in časovnih zdrsov do protestov v občinstvu in spraševalcev, ki vstanejo z bleščečo obljubo vprašanja, potem pa v desetih minutah uprizorijo monolog, ki bi ga lahko prijavili za naslednji TED Talk.
Ko nekaj zaide izven začrtanega urnika, ni prijetno. Ampak če govorimo odkrito: govorec ali govorka, ki preseže dogovorjen čas, tudi ni brez odgovornosti. Če imajo na voljo npr. deset minut, res potrebujemo še pastirja s palico? Večkrat ja kot ne.
ZAKAJ PRESEGANJE ČASA NI ZGOLJ MALENKOST?
Ko se dogovorjenih 10 minut podaljša na [poljubno vstavi], gre za več kot zgolj kršitev urnika. Posledice čutijo vsi. Občinstvo se začne spogledovati, preverjati uro ali razmišljati, ali je še dovolj časa za hitro kavo. Drugi govorci so prikrajšani za čas, kar zmanjšuje kakovost njihovih nastopov in povzroči dodatno frustracijo. Oganizatorji pa postanejo gasilci, ki poskušajo rešiti program – pogosto na račun lastnega živčnega sistema.
KAJ TOREJ LAHKO NAREDI ORGANIZATOR? NEKAJ PRAKTIČNIH.
Preprečevanje je vedno boljša strategija kot reševanje težav v živo. Tukaj je nekaj preizkušenih prijemov, ki jih, če je to potrebno, uporabim kdaj tudi sama:
Jasna komunikacija od začetka: Ko povabite govorko ali govorca, jasno navedite, koliko časa imajo na voljo, in zakaj je to pomembno. Poudarite, da je časovno spoštovanje ključno za uspešen potek dogodka – tako za njih kot za druge nastopajoče.
Vidna odštevalna ura: Če ni drugega, ura na odru dela čudeže. Ko številke padejo na nič, naj govorka ali govorec to jasno vidi. Če je mogoče, naj ura diskretno zasveti v rdeči barvi ali na drug način signalizira, da je čas za zaključek.
Moderator kot rešitelj: Moderator je vaša prva linija obrambe. Če govorec ali govorka vztraja, lahko moderator diskretno nakaže, da je čas za zaključek – z roko, opombo ali neposredno besedo. Dogovorite se vnaprej, da moderatorka nima slabe vesti, ko poseže vmes.
Prezentacije vnaprej: Prej prejmete prezentacije, prej lahko ocenite, ali gre za realno dolžino ali morebiti predavanje za 45 minut. Če kaj odstopa, to vnaprej sporočite nastopajočim in jih usmerite.
Rezervni čas v urniku: Vedno načrtujte nekaj minut rezerve med nastopi. Tako se lahko spopadete z nepredvidenimi situacijami – od tehničnih težav do živahne razprave.
Jasna pravila tik pred začetkom: Pred začetkom programa z vsemi nastopajočimi na kratko ponovite pravila igre. Povejte, da spoštovanje časa ni zgolj tehnični detalj, ampak ključno za uspeh dogodka – in da bodo vsi hvaležni, če program poteka po načrtu.
KAJ PA, ČE GRE VSEENO KAJ NAROBE?
Nihče ni popoln. Tudi ob najboljših pripravah se lahko zgodi, da govorec ali govorka ignorira pravila. Kaj takrat?
Diskretno posredovanje: Moderator ali tehnična ekipa lahko opozorijo govorca. Nežno, a jasno.
Elegantno preusmerjanje: Če govorka ali govorec noče končati, moderator lahko reče nekaj v smisli “… odličen prispevek, o katerem bomo zagotovo govorili v razpravi, zdaj pa naprej k naslednjemu nastopu …”
Rezanje drugih segmentov: Če je govorec ali govorka res izjemna in občinstvo navdušeno, razmislite o prilagoditvi urnika. Ampak to naj bo izjema, ne pravilo.
ŠE NEKAJ DOBRONAMERNIH ZA GOVORKE IN GOVORCE
Vadite. Uporabite štoparico. Če je časa malo, bodite pripravljeni na rezanje. Osredotočite se na bistvo. Bolje je, da publika odnese eno jasno idejo, kot da jih zasujete z 12 podrobnostmi, ki jih pozabijo že pred kosilom. Sprejmite opozorila. Če moderator nakaže, da je čas za konec, mu sledite – nihče ne bo zameril, če ste prekratki. Predolgi? Tam pa se zgodba hitro obrne.
IN ZA KONEC …
Vsaka situacija je, seveda, unikatna. Nekateri dogodki so kot švicarski vlak: točni do sekunde, brez prostora za improvizacije. Drugi so bolj podobni pikniku: fleksibilni, sproščeni, ampak vseeno upamo, da nekdo ob pravem času prižge žar. A ne glede na format velja pravilo igre: sodelovanje. Organizatorji si želijo odličen dogodek, govorci pa zadovoljno občinstvo – ali vsaj takega, ki ne preverja ure vsakih 30 sekund. Spoštovanje dogovorov je torej osnova. Ne samo zato, ker tako reče bonton, ampak ker vsi vemo, kako neprijetno je gledati moderatorko, ki poskuša z nasmeškom ustaviti govorca sredi navdiha.
Če torej organizirate dogodek, si zapomnite: dobra priprava rešuje večino težav. No, skoraj vse – ker vedno obstaja tisti govorec, ki “ima samo še eno stvar za povedati”. Ampak takrat vam pomaga jasen urnik, odločnost in morda kak diskreten namig, da ima kava omejen rok trajanja.
Naslovna fotografija: Andrej Lišakov via Unsplash.